第07节：查找功能及单据的状态 #一、查找功能 第二层面则是针对业务的实际操作与流程来说，因此必须着重在操作界面的一致性和便利性。一致性的最佳体现，莫过于**查找**功能，这是从每种业务单据，到各类统计报表都会有的数据筛选机制。这里要给各位用户分享一个观念，就是**任何管理软件必定离不开查找搜索数据**，我司秉持着人性化操作，高便利性操作的理念来开发产品，因此几乎在每个操作窗口，都结合了**查找**机制。各位首佳使用者应善用这个功能，以便于更快速的从软件中获取需要的信息和数据。我们的查找功能，也有许多体现方式，底下将按照普遍程度，由高至低分别列示软件中查找功能的不同面貌。 ##查找形态一（业务单据或各类功能主窗口）  ##查找形态二（收付款单的前导窗口）  ##查找形态三（放大镜找客户或供应商）  ##查找形态四（分类关键字查找）  ##查找形态五（派工单、结算单前导窗口）  ##查找形态六（商品分类查找） 这也是可以提升操作效率的快捷操作之一，出入库作业，除了透过关键字候选清单点击录入配件项目之外，还可以借由商品的分类查找来录入材料明细。当然，前提是必须事先定义好商品类别项目，另外在做材料入库时，也要设置相应的分类名称。软件中的**配件业务**模块，大部分功能项目都结合了分类查找机制，另外在库存模块的部分功能也有。  #二、通用功能 这个部分针对的是各类业务单据都必定要有的基本维护操作，例如：**新增**、**修改**、**删除**、**保存**、**打印**、**刷新**、**单击切换导览**。 ##新增 开立一张新的单据。 ##修改 点击后可修改当前单据的内容。 ##删除 删除当前单据中的明细，或者删除没有明细的单据。早期的删除功能，有个限制，就是带有明细的单据无法直接删除，必须先删除明细之后才能删除单据。后期的删除功能，取消了这个限制，点击删除时，没有明细的单据会直接被删除，带有明细的单据会先删掉明细。 _**注意！软件中的删除，均为不可恢复的操作！请谨慎使用！**_ ##保存 单据内容录入或修改完成，必须点击保存才会真正存入数据库。 ##打印 这是任何管理软件必备的功能，软件中的几个主要业务单据都可以看到，甚至有些单据更有丰富的打印模板可以选用。例如像结算单，至少就有33种打印格式。 ##刷新 透过不同窗口改变了单据内容（例如一键转换），或者不同操作人员改变了同一张单据的内容，透过刷新就可以让单据内容更新到最后一次更改的状态。 ##单击切换导览 可以在单据录入的主窗口，点击**首条记录**、**上一记录**、**下一记录**、**末条记录**来切换当前需要操作的单据。 #三、款项收付处理功能 只要是涉及到款项收付的单据，都会有**入账**机制；而**入账**，通常也会影响到单据修改的合法性，因此必须要有反操作机制，也就是取消入账。首佳软件对于反操作机制的具体实现，就是**一键转换**。 使用首佳软件多年的客户，应该也知道，软件里的业务单据，只要是**已入账**之后，都是不能修改的。那么哪些单据是有**入账**机制的呢？整理如下。 ##维修业务 结算单 ##配件业务 - 入库作业：订货单、订货入库单、扫描入库单、采购入库单、工具入库单、销售退货单。 - 出库作业：入库退货单、客户订单、订单销售单、扫描销售单、销售单。 ##会员管理 会员卡销售单 #四、业务流程处理功能 只要业务单据牵涉到阶段性流程，或者案件完结确认，就会需要**审核**机制。而**审核**，同样也会影响到单据修改的合法性，因此也必须要有反操作机制，也就是取消审核。首佳软件对于反操作机制的具体实现，就是**一键转换**。使用首佳软件多年的客户，应该都知道，软件里的业务单据，只要是**已审核**之后，都是不能修改的。那么哪些单据是有**审核**机制的呢？整理如下。 ##维修业务 结算单、领料单 ##配件业务 - 入库作业：订货单、订货入库单、扫描入库单、采购入库单、工具入库单、工具归还单、销售退货单 - 出库作业：入库退货单、客户订单、订单销售单、扫描销售单、销售单、工具领用单 ##财务管理 - 付款作业：入库付款单、销售退货付款单 - 收款作业：维修收款单、入库退货收款单、销售收款单、会员卡销售收款单 ##其它模块 库存调拨单、库存盘点单、机会管理、客服积分、工作报告 #五、再谈业务单据的两种状态 前面介绍过软件的**审核**和**入账**机制，相信各位已经有一个概括性的认识。而细心的用户应该也发现到，有些单据上面，会同时有**结算状态**和**单据状态**这两种字段。这两个字段是做什么用的呢？前面介绍过，**审核**就是和**业务流程**有关，**入账**就是和**收款付款**有关，这边就针对业务单据的两种状态，分别细说。 ##同时有两种状态的业务单据 ###维修业务 结算单 ###配件业务 - 入库作业：订货入库单、采购入库单、扫描入库单、工具入库单、旧件入库单、销售退货单 - 出库作业：入库退货单、订单销售单、商品销售单、扫描销售单 ##细说业务单据的两种状态 因为同时牵涉到两种状态的单据非常多，而且**结算状态**的概念，更是所有单据都适用的，所以这里就不便一一说明。本文仅针对结算单来举例，至于其它业务单据的情况，用户们可依据厂内实际情况，自行灵活理解运用。 ###单据状态 ####含义：某维修案件，目前进行到哪个环节。 ####用途：透过对单据状态的检视，掌握全厂车辆维修案件的进度。 ####术语：待修、已派工、审核未结算、审核已结算。 - 待修：已做维修登记，开始跑维修流程。 - 已派工：已指派修车师傅，但可能还没开始修。 - 审核未结算：车辆已完修，但车主尚未付款。 - 审核已结算：维修案件终了，车辆完修并且交车，车主也将款项结清。 ###结算状态 ####含义：某维修案件目前的收款情形为何。 ####用途：透过对结算状态的检视，掌握全厂车辆维修案件的利润和成本状况。 ####术语：未结算、付讫、挂账。 - 未结算：尚未收款。 - 付讫：款项已结清。 - 挂账：尚有未结清款项。